Att uträtta ärenden vid undervisnings- och kulturministeriet

Hur ärenden handläggs vid ministeriet samt tjänster i anslutning till att handlägga ärenden.

Hur framskrider ärendet?  

Asiakirjakansioita. KUVA: OKM

För att handlägga ett ärende vid ministeriet, skicka ett brev, en ansökan eller ett annat dokument till ministeriets registratorskontor eller genom en tjänst som är ämnat för ärendet.

Från registratorskontoret går ärendet vidare till den tjänsteman som sköter ärendet. När saken är färdigbehandlad skickas beslutet eller handlingen till ifrågavarande person.

Till besluten bifogas anvisningar för omprövning eller sökande av ändring. För beslut som särskilt anvisats uppbärs en avgift. I sådana fall bifogas anvisningar för sökande av ändring.

Ministeriets kontaktuppgifter:

E-postadress: kirjaamo(at)minedu.fi
Telefonnummer: 0295 3 30020 (kl. 9 - 15)
Växel:  0295 16001
Fax: (09) 135 9335

Postadress: Undervisnings- och kulturministeriet, PB 29, 00023 Statsrådet

Handlingar till undervisnings- och kulturministeriet kan lämnas in till statsrådets distributionscentral på adressen Riddaregatan 2 B, Helsingfors (vardagar mellan kl. 8.00 och 16.15).

Man kan också uträtta ärenden per e-post. Till ministeriets e-post kan man också skicka förfrågningar och meddelanden. Registratorskontoret skickar sedan dessa vidare till rätt avdelning eller enhet.
 

Elektronisk ärendehantering

Ministeriet använder ärendehanteringssystemet SALAMA. Beslut och andra handlingar levereras genom systemet till mottagaren som e-post eller som papperspost genom Postis iPost-försändelse. E-postförsändelser från SALAMA-systemet har avsändaradressen noreply(at)eduuni.fi.

En statsbidragsansökan kan också lämnas in genom ministeriets elektroniska ärendehantering för statsunderstöd, ifall det anges i utlysningstexten. Ifall statsbidragsansökan  har lämnats in via den elektroniska tjänsten kommer också beslutet och andra handlingar att förmedlas via den. Ifall man lämnat in en ansökan i pappersformat får man också ett beslut på papper.

Ansökningar som gäller öppna tjänster vid ministeriet skickas i första hand till www.valtiolle.fi.
 

Ungefärliga tider för behandling av ärenden vid ministeriet

Ärendegrupp

Tid

Tillstånd för yrkeshögskolor

4-6 mån

Tillstånd att ordna undervisning och utbildning, läroanstalternas tillstånd

7-10 mån

Genomsnittlig tid för att behandla statsbidragsansökningar, beroende på ärendets natur och omfattning

3-6 mån

Taidenäyttelyiden valtiontakuu

3 mån

Förbud mot beslag av utställningsföremål

2 mån

Arkiv och register

Undervisnings- och kulturministeriet registrerar alla handlingar i ett diarium. Genom registreringen följer man med hur ärendet framskrider och garanterar att offentlighetsprincipen och rättsskyddet följs. Informationssystemen i anslutning till ministeriets verksamhet och den information de  innehåller finns samlade i registerutdrag.

Vem som helst har  i regel rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar till den del de inte innehåller hemliga avsnitt. Det lönar sig att tydligt ange vad saken gäller, så att ministeriet kan utreda vilka handlingar det är frågan om.

Var och en har med stöd av offentlighetslagen och lagen om personuppgifter rätt att ta del av uppgifter i ministeriets register och handlingar som gäller en själv samt att vid behov be om en korrigering av uppgifterna.

Det är gratis att bekanta sig med handlingarna i ministeriets arkiv/registratorskontor. Innan besöket ska registratorskontorets personal kontaktas på förhand för att boka tid.

För fotokopior uppbärs en fast avgift och därutöver uppbärs avgifter för tid som används för att söka upp handlingar, för insamling av registerinformation, informationsöverföring eller produktion av informationsmaterial, samt för eventuella försändningsavgifter. Handlingar lånas inte ut till privata personer eller samfund.
 

Dataskydd och behandling av personuppgifter vid undervisnings- och kulturministeriet

Vid behandlingen av personuppgifter iakttar ministeriet de principer och skyldigheter som gäller den personuppgiftsansvariga och informationen till de registrerade enligt EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679 och den dataskyddslag (1050/2018) som kompletterar förordningen.

Personuppgifter behövs för att producera tjänster och utföra uppgifter vid ministeriet. Personuppgifter behandlas endast av grundad anledning bland annat för skötsel av ärenden och kontakter. De förvaras under den tid som ett ärende behandlas.

Den registrerade har rätt att av ministeriet i egenskap av personuppgiftsansvarig få veta huruvida personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas. Den registrerade har rätt att begära personuppgifter som gäller honom eller henne. Den registrerade har också rätt att begära att felaktiga eller föråldrade uppgifter rättas eller raderas och att behandlingen av uppgifterna begränsas. Om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter inte är lagenlig, har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen www.tietosuoja.fi/sv.

Dataskyddsmeddelanden

Ministeriets dataskyddsmeddelanden med mer ingående information om ändamålen med och grunderna för behandlingen av personuppgifter samt om de registrerades rättigheter:

Mer information om behandling av personuppgifter vid ministeriet

Du kan be om att få se dina personuppgifter som har registrerats i tjänsterna genom att skicka en begäran om information till ministeriets registratorskontor.

Om det finns fel eller brister i dina uppgifter, kan du be att de korrigeras. Du kan skriftligen be ministeriet utplåna uppgifterna.

Om du behöver ytterligare information om behandlingen av dina personuppgifter vid ministeriet, ta kontakt med ministeriets dataskyddsansvariga: okmtietosuojavastaava(at)minedu.fi.

Ytterligare information om behandlingen av personuppgifter och de registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå www.tietosuoja.fi/sv.

 

Kontaktuppgifter

Tarja Kaira-Hiekkavuo, överinspektör 
undervisnings- och kulturministeriet, Förvaltningsenheten, Tietohallintoryhmä 0295330128  


Juho-Antti Jantunen, regeringsråd 
undervisnings- och kulturministeriet, Förvaltningsenheten