Museo voidaan hyväksyä valtionosuuden piiriin vain museon ylläpitäjän hakemuksen perusteella. Valtionosuuden piiriin hyväksyminen edellyttää, että museo täyttää museolain 5 §:ssä säädetyt edellytykset.
Valtionosuuden piiriin pääsyä koskevaan hakemukseen tulee liittää kaikki vaadittavat liitteet sähköisessä muodossa. Vaadittavat liitteet ovat:
1) Yksityisen museon arvonlisäverollisuutta koskeva verottajan päätös (liite tarvitaan, mikäli museo on hakeutunut osittain tain kokonaan toiminnastaan arvonlisäverolliseksi)
2) Ylläpitäjän säännöt
3) Museon toimintasääntö
4) Tilinpäätös, tase ja toimintakertomus (viimeisin vahvistettu)
5) Talousarvio ja toimintasuunnitelma (viimeisin vahvistettu)
6) Toimintaa ja taloutta koskeva monivuotinen suunnitelma (viimeisin vahvistettu)
7) Kokoelman hallinnointia koskeva sopimus/sopimukset (mikäli keskeinen kokoelma ei ole museon/ylläpitäjän omistama)
8) Kokoelmapoliittinen ohjelma
Valtionosuuden piiriin pääsyä koskevan hakemuksen voi uudessa järjestelmässä tehdä vain joka neljäs vuosi. Seuraava haku valtionosuuden piiriin on vuonna 2022 koskien valtionosuuden piiriin pääsyä vuodesta 2023 alkaen.